Gestión documental segura y auditable, a gran escala.
Organiza y consulta tus documentos con permisos por rol, registro de accesos e integración con tus sistemas. Amarello reúne documentos, metadatos e historial en un repositorio preparado para grandes volúmenes, con migración por etapas y condiciones de exportación definidas.
Más documentos exigen control sobre costos, accesos e integraciones.
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Costos de almacenamiento
El volumen, la frecuencia de consulta y los plazos de conservación influyen en el costo. Las políticas de almacenamiento deben responder a cómo utiliza los documentos tu operación.
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Conexión con tus sistemas
Los sistemas del negocio necesitan consultar y registrar documentos. La integración debe contemplar sus interfaces, permisos y flujos de trabajo.
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Trazabilidad de accesos
Para revisar el uso de la información, necesitas saber quién accedió a cada documento y cuándo, y disponer de ese registro cuando lo requieras.
Un repositorio conectado a tu operación.
Organiza los documentos según los tipos y metadatos de tu negocio. Define quién puede acceder, conserva el registro de uso y conecta el repositorio con tus sistemas mediante APIs abiertas. Las políticas de almacenamiento se configuran según tus necesidades de consulta y conservación.
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Organización documental
Estructura los documentos con los tipos y metadatos que utiliza tu negocio para facilitar su consulta desde la operación.
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Permisos de acceso
Configura permisos por rol y por documento según las responsabilidades de cada equipo.
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Registro auditable
Conserva un registro inmutable de quién accedió a cada documento y cuándo, disponible para consulta y exportación.
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Integración por APIs
Permite que tus sistemas consulten y registren documentos mediante APIs abiertas, según los flujos y permisos definidos.
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Políticas de almacenamiento
Organiza el almacenamiento por frecuencia de consulta y plazos de conservación, con opciones de acceso frecuente, poco frecuente y archivo.
Integración, migración verificada y soporte en operación.
- Integración con tus sistemas
- APIs abiertas y conectores para integrar el repositorio con los sistemas del negocio, la gestión de procesos y las herramientas de captura.
- Migración verificada
- Migración por etapas, validación de integridad por documento y revisión de los metadatos frente al sistema de origen.
- Gestión del almacenamiento
- Políticas de almacenamiento y conservación configuradas según el volumen, la frecuencia de consulta y las necesidades del negocio.
- Operación y soporte
- Equipo dedicado y atención 24/7 para incidentes críticos, con tiempos de respuesta acordados.
- Continuidad y transferencia
- Documentos, metadatos y bitácora exportables, con documentación y condiciones de transferencia definidas desde el contrato.
Experiencia en operaciones reales.
de documentos en un repositorio en producción en una aseguradora en México
de accesos: quién accedió a cada documento y cuándo
para consultar y registrar documentos desde tus sistemas
Seguros · Repositorio documental
Una de las aseguradoras más grandes de México
Un repositorio en producción con la taxonomía del negocio, registro inmutable de accesos y APIs abiertas. El mismo acervo permite análisis legal y fiduciario asistidos por IA.
Retail · Documentos en la operación
Cadena de clubes de membresía con presencia en México
Repositorio documental en producción para las fotografías de los socios de la cadena, con almacenamiento seguro, consulta desde los sistemas de operación y control de acceso por rol sobre datos personales.
Empresas con las que ha trabajado Amarello
Seguros · Banca · Financieras · Retail
Avanzamos fase por fase, con resultados verificados.
Empezamos con un inventario y una muestra representativa de tus documentos. Acordamos criterios de aceptación para integridad, metadatos, permisos y consulta antes de ampliar la migración. El plan define las etapas, las integraciones y las ventanas de operación necesarias.
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Inventario y alcance
- Qué hacemos
- Revisamos tipos de documento, volúmenes, metadatos, permisos y reglas de conservación. Definimos el alcance y los criterios con los que se verificará la migración.
- Participación de tu equipo
- Acceso al gestor actual, responsables del acervo y de TI, y las reglas de conservación y acceso.
- Criterio de avance
- Inventario, alcance y criterios de aceptación acordados.
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Prueba de migración
- Qué hacemos
- Migramos una muestra representativa. Verificamos la integridad de los documentos, los metadatos y la información de historial incluida en el alcance, y probamos la consulta por API.
- Participación de tu equipo
- La muestra de documentos, los metadatos e historial que deben conservarse y la revisión de los resultados.
- Criterio de avance
- Resultados contrastados con el origen y ajustes necesarios identificados antes de ampliar la migración.
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Piloto con tus sistemas
- Qué hacemos
- Conectamos los primeros sistemas y validamos consultas, registro de documentos y permisos con los usuarios de la operación.
- Participación de tu equipo
- Equipos de operación y TI que validen los flujos de consulta y los permisos.
- Criterio de avance
- Integraciones y accesos validados frente a los criterios acordados.
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Migración completa y operación
- Qué hacemos
- Ejecutamos la migración por etapas y el cambio al nuevo repositorio según el plan acordado. Documentamos la operación y activamos el soporte con los niveles de servicio definidos.
- Participación de tu equipo
- Un responsable del acervo y las ventanas de cambio acordadas con TI.
- Criterio de avance
- Migración verificada, operación validada, documentación entregada y soporte activo. El retiro del gestor anterior se realiza conforme al plan acordado.
Arquitectura, integraciones, seguridad y despliegue.
Integración
APIs REST y eventos para consultar y registrar documentos e integrar el repositorio con tus sistemas principales, la gestión de procesos y las herramientas de captura. Durante la evaluación técnica definimos las interfaces y los conectores necesarios.
Almacenamiento
Almacenamiento de objetos con opciones de acceso frecuente, poco frecuente y archivo, cifrado y políticas de conservación. Configuramos su ciclo de vida según las necesidades de consulta y los requisitos de retención acordados.
Seguridad
Permisos por rol y por documento, registro inmutable de operaciones y cifrado en tránsito y en reposo. Durante la evaluación técnica revisamos los requisitos de seguridad y residencia de datos para definir las opciones de despliegue compatibles.
Migración
Migración incremental con validación de integridad por documento y revisión de metadatos frente al origen. El plan define cómo se transfiere el historial disponible y qué ventanas y validaciones requiere el cambio entre sistemas.
Despliegue
Google Cloud Platform (GCP) es nuestro principal entorno de ejecución. La disponibilidad de Amazon Web Services (AWS) o infraestructura privada se confirma durante la evaluación técnica, según los entornos validados para la solución.
Exportación y transferencia
El contrato define la exportación de documentos, metadatos y bitácora, la documentación que se entrega y las condiciones de transferencia al equipo del cliente.
Lo que nos preguntan antes de empezar.
¿Cuánto tarda una migración documental?
Depende del volumen, los tipos de documento, la información que puede exportarse del sistema de origen, las integraciones y las ventanas de operación. El inventario y la prueba con una muestra representativa permiten definir un plan con tiempos por etapa.
¿Cómo se mantiene la operación durante la migración?
Planificamos una migración por etapas y acordamos las ventanas de cambio con tu equipo. La continuidad se valida durante la prueba y el piloto; las condiciones de transición y retiro del gestor anterior se definen en el plan de migración.
¿Qué ocurre con los metadatos y el historial de los documentos?
En el inventario identificamos qué información debe conservarse y cómo puede extraerse del sistema de origen. La prueba verifica la transferencia de documentos, metadatos e historial incluidos en el alcance antes de ampliar la migración.
¿Podemos seguir usando nuestros sistemas actuales?
El repositorio dispone de APIs abiertas para integrarse con otros sistemas. Revisamos las interfaces disponibles y las adaptaciones necesarias, y validamos por etapas las consultas, el registro de documentos y los permisos.
¿Cómo evaluamos el costo de la solución?
Revisamos el volumen de documentos, la frecuencia de consulta, los plazos de conservación y las integraciones. La evaluación considera migración, infraestructura, implementación y operación, para comparar el costo total con tu situación actual.
¿Cómo se protege la información?
La solución incluye permisos por rol y por documento, cifrado y registro de operaciones. La evaluación técnica contempla los requisitos de seguridad y residencia de datos para acordar un despliegue compatible.
¿Cómo se facilita la continuidad sin depender de Amarello?
Desde el contrato se definen la exportación de documentos, metadatos y bitácora, la documentación, los derechos sobre componentes y la transferencia al equipo. El acompañamiento permite que tu equipo realice cambios en la solución.
¿Quién atiende una falla fuera de horario?
Contamos con un equipo de respuesta con cobertura 24/7 para incidentes críticos. Los tiempos de atención, mitigación y restauración, así como los niveles de escalamiento, se establecen por escrito según la prioridad del incidente.
También resolvemos
- Procesamiento de expedientes con IAClasifica documentos, extrae información y valida datos con tus reglas de negocio. Tu equipo revisa las excepciones y toma la decisión final.Ver cómo lo trabajamos
- Asistentes de IAAsistentes para WhatsApp, web y voz que consultan fuentes autorizadas y ejecutan acciones en tus sistemas, con permisos por rol.Ver cómo lo trabajamos
Definamos el siguiente paso para tu gestión documental.
Revisamos contigo el volumen de documentos, los sistemas que los utilizan y los requisitos de acceso y conservación. Con esa información definimos un primer alcance y los criterios para evaluar la solución.